Регламентні задачі: як налаштувати повторення
Повторювана задача в Planex описується один раз: ритм (щодня, у будні, щотижня, щомісяця або щороку), виконавець, строк і що робити, якщо дата випала на вихідний. Генератор показує найближчі запуски ще до збереження, а опція «Не створювати, поки попередня задача відкрита» не дає регламентам тихо накопичуватися.
Як створити повторення
- Відкрийте «Сценарії повторень» у бічному меню і натисніть «Нове правило».
- Як часто повторювати. Оберіть ритм і перший запуск. Технічну формулу розкладу (RRULE) система збирає сама.
- Що створити. Назва (наприклад, «Підготувати тижневий звіт»), виконавець, опис, який побачить виконавець у кожній задачі, важливість і час строку.
- Перевірте блок «Найближчі запуски»: дати створення і строки задач видно до збереження.
- Натисніть «Увімкнути сценарій». Задачі з'являтимуться автоматично в часовому поясі компанії.
Швидший шлях — у формі нової задачі ввімкнути «Повторювати задачу»: перша задача створюється одразу, а повторення — разом з нею.
Точне налаштування
- Інтервал — кожні 2 тижні, кожні 3 місяці тощо.
- Коли завершити — ніколи, після кількості запусків або у вибрану дату.
- Якщо дата — вихідний — залишити дату, перенести на наступний або на попередній робочий день. Вихідні й свята беруться з календаря вашої компанії: адміністратор додає їх в «Адмініструванні».
- Коли дати збігаються після перенесення — створити обидві задачі або не дублювати.
- Не створювати, поки попередня задача відкрита — захист від накопичення однакових задач.
- Потрібна перевірка результату — зніміть для рутинних задач, які не треба перевіряти: виконавець закриє їх кнопкою «Завершити» (як це працює).
Пауза, виключення, зміна
Повторення можна поставити на паузу і продовжити, змінити або вимкнути — вже створені задачі при цьому лишаються. Для окремих дат, коли задача не потрібна, додаються виключення. Великий набір регламентів завантажується з CSV-файлу: назва, e-mail виконавця, правило, час строку, зсув у днях, важливість, «не створювати, поки попередня відкрита» і «переносити на робочий день».
Регламент без повторення — це нагадування «на пам'ять». Сценарій повторення прибирає цю пам'ять з голови керівника: задача приходить сама, у правильний день і з правильним строком, а невиконана видна у звітах.
Питання й відповіді
Що буде, якщо дата повторення випала на вихідний?
Це обираєте ви: залишити дату, перенести задачу на наступний робочий день або на попередній. Вихідні й свята беруться з календаря вашої компанії, який веде адміністратор, тож перенесення враховує ваші власні неробочі дні.
Як не накопичити десяток однакових невиконаних задач?
Увімкніть «Не створювати, поки попередня задача відкрита». Поки попередній екземпляр не закритий, новий не з'явиться, а зависання регламенту видно одразу, а не через місяць.
Чи можна зробити повторювану задачу без перевірки?
Так. У повторенні є перемикач «Потрібна перевірка результату». Якщо його зняти, кожна створена задача закривається кнопкою «Завершити» у виконавця без перевірки постановником.
Потрібна допомога?
Відкрийте «Техпідтримку» в застосунку. Контекст вашого запиту залишиться поруч із роботою.