Регламентные задачи: как настроить повторение
Повторяющаяся задача в Planex описывается один раз: ритм (ежедневно, по будням, еженедельно, ежемесячно или ежегодно), исполнитель, срок и что делать, если дата выпала на выходной. Генератор показывает ближайшие запуски ещё до сохранения, а опция «Не создавать, пока предыдущая задача открыта» не даёт регламентам тихо накапливаться.
Как создать повторение
- Откройте «Сценарии повторений» в боковом меню и нажмите «Новое правило».
- Как часто повторять. Выберите ритм и первый запуск. Техническую формулу расписания (RRULE) система собирает сама.
- Что создать. Название (например, «Подготовить недельный отчёт»), исполнитель, описание, которое исполнитель увидит в каждой задаче, важность и время срока.
- Проверьте блок «Ближайшие запуски»: даты создания и сроки задач видны до сохранения.
- Нажмите «Включить сценарий». Задачи будут появляться автоматически в часовом поясе компании.
Путь быстрее — в форме новой задачи включить «Повторять задачу»: первая задача создаётся сразу, а повторение — вместе с ней.
Точная настройка
- Интервал — каждые 2 недели, каждые 3 месяца и так далее.
- Когда завершить — никогда, после нескольких запусков или в выбранную дату.
- Если дата — выходной — оставить дату, перенести на следующий или на предыдущий рабочий день. Выходные и праздники берутся из календаря вашей компании: администратор добавляет их в «Администрировании».
- При совпадении дат после переноса — создать обе задачи или не дублировать.
- Не создавать, пока предыдущая задача открыта — защита от накопления одинаковых задач.
- Нужна проверка результата — снимите для рутинных задач, которые не нужно проверять: исполнитель закроет их кнопкой «Завершить» (как это работает).
Пауза, исключения, изменение
Повторение можно поставить на паузу и продолжить, изменить или отключить — уже созданные задачи при этом остаются. Для отдельных дат, когда задача не нужна, добавляются исключения. Большой набор регламентов загружается из CSV-файла: название, e-mail исполнителя, правило, время срока, сдвиг в днях, важность, «не создавать, пока предыдущая открыта» и «переносить на рабочий день».
Регламент без повторения — это напоминание «на память». Сценарий повторения убирает эту память из головы руководителя: задача приходит сама, в нужный день и с правильным сроком, а невыполненная видна в отчётах.
Вопросы и ответы
Что будет, если дата повторения выпала на выходной?
Это выбираете вы: оставить дату, перенести задачу на следующий рабочий день или на предыдущий. Выходные и праздники берутся из календаря вашей компании, который ведёт администратор, поэтому перенос учитывает ваши собственные нерабочие дни.
Как не накопить десяток одинаковых невыполненных задач?
Включите «Не создавать, пока предыдущая задача открыта». Пока предыдущий экземпляр не закрыт, новый не появится, а зависший регламент виден сразу, а не через месяц.
Можно ли сделать повторяющуюся задачу без проверки?
Да. В повторении есть переключатель «Нужна проверка результата». Если его снять, каждая созданная задача закрывается кнопкой «Завершить» у исполнителя без проверки постановщиком.
Нужна помощь?
Откройте «Техподдержку» в приложении. Контекст вашего запроса останется рядом с работой.